Vi tror att en stor förändring kan bli en samlande kraft och även om osäkerheten är stor kring hur coronaviruset kommer att påverka Sverige och världen så måste näringsliv och samhälle fungera och fortsätta producera. Alternativet att företag och organisationer stänger ner är än värre. Vi ser redan hur hela branscher påverkas med exempelvis uppsägningar inom resebranschen.

Under en period framöver tvingas vi begränsa fysiska möten mellan människor för att undvika smittspridning. Samtidigt måste vi diskutera och arbeta tillsammans för att driva våra företag och organisationer framåt. Nu är vi ett läge då vi måste omvandla fysiska möten till digitala. Detta är tillfället då medarbetarskapet, chefskapet och individen tar steget fullt ut till det digitala synsättet på arbete.

Tre områden, där vi nu har en möjlighet att utnyttja den olyckliga situationen kring coronaviruset till något bättre, är att agera annorlunda kring distansarbete, digitala sammankomster samt överlasten i organisationen.

Level21 hjälper er att anpassa chefs- och medarbetarskap för att klara distansarbete som det nya normala.


Distansarbete – den nya fasta arbetsplatsen

Det finns både möjligheter och risker med distansarbete, det är viktigt att se på dessa utifrån den kontext som nu finns med påtvingat hemarbete och utifrån teknikens förutsättningar:

  • Möjligheterna är att:
    • Uppnå bättre koncentration under längre stunder. Ett flertal studier visar att vi får mindre tid för koncentration på våra arbetsplatser på grund av exempelvis aviseringar och push-notiser i dator och mobil, öppna kontorslandskap och mängden möten. Detta leder till stress och kraftigt sänkt produktivitet
    • Öka den produktiva tiden då restid till och från arbetet (och även tjänsteresor) försvinner och dessutom en del ställtid
    • Lägga in produktiva pauser under dagen som exempelvis köra igång tvättmaskinen eller att ge sig ut och springa en vända
  • Riskerna är att:
    • Hemmauppgifterna går före arbete. Se till att låta tvätten ligga där den ligger, det hade den gjort om du varit på arbetsplatsen
    • Inspirationen och peppen från kollegorna saknas. När tröttheten slår till hjälper det att se andra röra sig framåt
    • Det sociala tappas. Det som kan tyckas vara småprat, men som skapar överhörning och lyfter olika perspektiv, är svårt att uppnå på distans

Hur gör man för att uppnå ett produktivt och socialt distansarbete?

  • Planering
    • Precis som du på kontoret har planerat din dag bör du göra likadant hemma. En del personer behöver planera minut för minut andra planerar i längre perioder. Planera även mötes- och notifieringsfria dagar och nyttja din fulla koncentration för att ta ditt arbete till nästa nivå.
  • Ritual
    • Träna hjärnan enligt en ritual att snabbt komma in i koncentration. Du ser en idrottare slå sig på låren inför ett hopp. Vad gör du själv för ritual? Sitter du vid samma bord varje hemarbetsdag eller bestämmer du kvällen innan vilken plats du ska sitta på i morgon? Undvik att bestämma det i stunden!
  • Samarbete
    • Glöm inte att kollegorna finns, även om ni inte är på samma plats.  När du kör fast eller vill bolla, vänta inte! Det hade du inte gjort på kontoret! De som inte vill bli störda får stänga av ljudet. Det måste du också göra när du inte vill bli störd.
  • Rytm
    • Hur ser din rytm ut? Koncentrerat arbete i 1,5 timme, för att sedan klara av enklare uppgifter, eller behöver du minst fyra timmar med samma uppgift utan störmoment?
      Hitta din individuella rytm, men håll dig till den.

Level21 hjälper er att göra transformationen till att anpassa chefs- och medarbetarskap för att klara distansarbete som det nya normala, inte något man gör då och då.

  • Träna medarbetarna att planera sin dag effektivt och att aktivt skapa dialog med sina kollegor
    • Träna chefer att leda på distans med allt från daglig styrning till svåra samtal
    • Synka processer, styrning och arbetssätt så det sammanför mänskligt beteende med moderna tekniker

Digitala sammankomster som ger fysiska resultat

Digitala möten är redan vardag för många, men det påtvingade distansarbetet hjälper oss nu att på riktigt ta klivet över till den digitala arbetsplatsen. Vi har redan de digitala verktygen men vi behöver förändra och utveckla medarbetarskapet och chefskapet. Den stora möjligheten är det digitala mötet.

Det är lätt att tänka att det bara handlar om att göra det fysiska mötet digitalt. ”Vanliga möten” är i och för sig lättare att omvandla till digitala möten utan större förändring i format. Den större utmaningen är när vi ska göra workshops och djupgående utvecklingsdiskussioner virtuella.

  • Olika slags möten
    • Löpande möten
      • De flesta bolag har stor vana vid detta och rätt teknik på plats
      • Kräver liten förändring i genomförande, men små enkla tips och trick förbättrar kvaliteten avsevärt
    • Workshops
      • Bolag har sällan någon större vana, även om många har rätt teknik
      • Dessa möten kräver ändring i upplägg för att lyckas gå från fysiskt till virtuellt
    • Strategi och utvecklingsarbete
      • Bolag har generellt liten vana, men de tekniska förutsättningarna finns
      • Kräver helt nya sätt att lägga upp mötesprocessen, denna typ av arbeten är mer än en enskild händelse
  • Hur gör man?
    • Ordning och reda på teknik och grundförutsättningar
      • Öva på tekniken
      • Kamera på, mikrofon av när man inte pratar – digitalt hyfs
      • Undvik asymmetri i grupper tex att några sitter ihop och andra sitter ensamma.
    • Kortare pass med pauser. Orken tar slut snabbare, men minska inte den totala tiden.
    • Glöm inte före, under och efter. Lägg inte all energi på förberedelser och genomförande. Lika viktigt med uppföljning efteråt
    • Missa inte det sociala – organisera småsnacket och ta digitalt fika. Laget runt som inledning. Para ihop två och två, och låt dem ringa varandra under kaffepausen.

Level21 hjälper dig att inte tappa fart och djup när du måste gå från fysiska till digitala träffar. Vi gör att du slipper ställa in strategimötet. Vi hjälper er organisation in i digitaliseringen.

  • Vi faciliterar digitala workshops- och utvecklingsaktiviteter. Vi gör strategi till handling genom att skapa kraftfullt genomförande genom digital metodik
    • Vi tränar organisationen på hur olika typer av virtuella möten ska läggas upp och hur de blir framgångsrika
    • Vi överbryggar och säkerställer förändringen i organisation, för att på så sätt göra din organisation lönsam i osäkra tider

Överlast är det nya normala, men riktig prioritering gör dig till vinnare

Vi har länge haft en utmaning kring produktivitet. Företag och organisationer vill göra mer än vad som är möjligt och denna överambition leder till såväl ökade sjukskrivningstal, som minskad produktivitet.

Många bolag har under en längre tid ambitiöst accepterat, tagit på sig och initierat mer uppgifter än vad man har kapacitet att genomföra. Detta är ett mänskligt beteende som finns hos oss alla. Tyvärr leder detta till att både individer och organisationer får mindre gjort. Det är inte ovanligt att se att en projektmedlem har mindre procentuell arbetstid avsatt i ett projekt, än vad bara mötena tar. Vem ska då göra jobbet?

Den yttre förändring som vi är mitt i som en följd av coronaviruset, gör att planerna ofrivilligt måste ses över. Detta är en möjlighet till nystart. All forskning visar att överlast drar ner tempot så överambition funkar inte. Det finns inget tillfälle som är så bra att förändra något som när något drastiskt händer:

  • Bolaget:
    • Vilka projekt är inte kritiska att fortsätta köra nu? Sätt dem helt på paus. Låt ingen ”bara jobba lite” med dem
    • Vilka projekt måste fortsätta utan förlorad takt? Fulltidsbemanna dessa!
    • Vilka nya initiativ krävs? Lägg inte dessa ovanpå en redan fullbelagd organisation. Måste något nytt in måste sannolikt något annat bort eller mer resurser sättas in!
  • Individen:
    • Hjärnan känner sig effektiv och duktig av att kasta sig mellan olika saker och göra enkla uppgifter. Bryt det och nyttja din intelligens till att lösa svåra uppgifter och färdigställa komplexa initiativ.
    • Om något du arbetat med blir omöjligt att göra, låt inte tiden som frigjordes fyllas av allt möjligt annat. Fyll den aktivt med arbete som gör skillnad för din organisation

Level21 har mångårig erfarenhet av att hjälpa bolag prioritera för att skapa kraftfullt genomförande:

  • Praktisk projektportföljstyrning
    • Genomgång och prioritering av alla initiativ och projekt
    • Träning i chefs- och medarbetarskap för att hålla och uppdatera prioriteringar i linje med strategin

Vi är beredda att arbeta tillsammans med er för att uppnå hållbara resultat – med kallt huvud, snabba fötter och varmt hjärta!